Daar sta je dan, te wachten op je klant. Je weet toch zeker dat je vandaag op dit tijdstip hier had afgesproken. Of was je in de war met die afspraak van morgen? Even bellen maar waar hij blijft. En jawel, je klant had deze afspraak voor morgen in zijn agenda staan. Waar ging het mis?

Nu je eraan denkt: het gaat wel vaker mis met je afspraken. Je vergeet ze of je komt te laat of juist te vroeg. Of je hebt zomaar een dubbele afspraak gemaakt. Je hoofd lijkt wel een vergiet. Er is ook zoveel te onthouden. En ondertussen loopt je agenda over.

Waar het toe leidt is grote frustratie en irritatie. Zowel bij jezelf als bij de ander met wie de afspraak mis loopt. Stille verwijten, over en weer, misschien niet uitgesproken, maar het komt je relaties niet ten goede. En het vertrouwen raakt weg, terwijl je zo hard je best doet.

De kern van het probleem is dat je hoofd te vol zit, waardoor je dingen vergeet. Dus kun je er maar beter voor zorgen dat je je hoofd eens leeg maakt. Een beproefde methode is om te gaan hardlopen. Maar daarmee heb je je agendabeheer nog niet op orde.

Zorg daarom dat je weer greep krijgt op je agenda en dat je niet van hot naar her rent om te achterhalen hoe het ook alweer zat met je afspraken.

Er zijn vijf manieren om meer greep te krijgen op je agenda:

1. Schrijf je afspraak meteen op als je hem maakt. Wacht niet tot later op de dag, want dan ben je het misschien alweer half vergeten.
2. Heb je het toch even laten liggen en twijfel je wat je nu precies had afgesproken, check dan gewoon even bij de ander. Zie dat niet als een zwakte. Beter nog een keer extra nagevraagd dan zelf voor niets naar een afspraak gaan (omdat jullie iets verschillends in het hoofd hadden) of dat je de ander voor niets laat wachten.
3. Misschien wel de simpelste: zet je afspraken in een agenda. Dat voorkomt ook dat je dubbele afspraken maakt. En je ziet meteen of je voldoende tijd en eventueel reistijd inplant voor een afspraak.
4. Begin je dag met het nalopen van je agenda voor die dag. Welke afspraken heb je staan? Heb je nog iets voor te bereiden? Dan ben je er zeker van dat je niets over het hoofd ziet. Doe dat ook op zondagavond voor de hele komende week.
5. Wellicht de belangrijkste: integreer de agenda van je smartphone, je tablet en/of je computer. Zorg dat er niets tussen wal en schip valt, doordat het wel in de ene, maar niet in de andere agenda staat. Een papieren agenda is om die reden dan ook niet handig.

Maar daar zit meteen wel een risico. De digitale zegen kan ook zomaar op een ramp uitlopen. Zorg daarom voor een regelmatige backup. Want digitale gegevens zijn erg handig zolang ze bereikbaar zijn, maar het drijft je tot wanhoop als er iets misgaat en je al je gegevens kwijt denkt te zijn.

Voorkom dus dat je afspraken mislopen en maak werk van je agendabeheer: hanteer een digitale agenda, gebruik hem dagelijks en last but not least: hou je eraan!