Plannen is echt een hele kunst. Toch heb je een planning vaak hard nodig, zeker als je voor het werk de belofte hebt gedaan aan een opdrachtgever om iets op een bepaalde datum te leveren. Dan wil je er wel voor zorgen dat je die belofte nakomt. Dus maak je een mooie planning. Daardoor weet jij precies wat je wanneer gedaan moet hebben om op tijd klaar te zijn met je opdracht. Dat geeft je vertrouwen en je gaat met goede moed aan de slag.

Maar het lukt toch niet altijd om je aan je eigen planning te houden. Er komt vanalles tussendoor. Die andere opdrachtgever die ineens toch meer haast blijkt te hebben dan hij aanvankelijk aangaf, dat etentje dat je alweer was vergeten, maar waar je toch naartoe moet omdat het heel belangrijk is voor je netwerk en die privé-afspraak die best wel even tussendoor kan. En dus gaat je planning schuiven. “Volgende week werk ik wel wat extra uren om dat in te halen”, zeg je tegen jezelf. Maar dan zijn er weer andere dingen die je planning onder druk zetten. En voor je het weet vlieg je uit je planning.

Het resultaat is dat je baalt van jezelf, dat je werk niet tijdig wordt afgerond en dat je dus niet volgens afspraak kan leveren. En voor je het weet heb je heibel met je opdrachtgever en staat je relatie met hem onder druk, omdat je niet op tijd levert. Je goede naam en betrouwbaarheid raken in het geding. Maar deze klant wil je echt niet kwijt raken.

Hoe komt dat nou dat het je niet lukt om je aan je planning te houden? Waarschijnlijk omdat je niet op de juiste manier weet te prioriteren. Oftewel: je laat dingen voorgaan die helemaal niet zo belangrijk zijn. Terwijl de zaken die er wél toe doen op de lange baan worden geschoven.

Wat heb je dan te doen? Inderdaad: stel de juiste prioriteiten!

Om te beginnen: ga na of je wel de juiste dingen doet. Wat had je vandaag allemaal willen doen en wat heb je uiteindelijk gedaan? En hoe belangrijk was het dat je die dingen deed? Misschien deed je wel de verkeerde dingen. Als een soort uitvlucht om maar niet bezig te zijn met je werk misschien? Om maar even niet te denken aan die belangrijke opdracht, waarvan je best wel weet dat die belangrijker is?

Schrik niet als de zaken anders lopen dan je vantevoren denkt. Het zal altijd zo zijn dat er dingen tussendoor komen en je je prioriteiten soms moet bijstellen. Dat hoort erbij en is ook helemaal niet erg.

Voorkom alleen wel dat je zo rigide wordt dat je als een machine te werk gaat. Dat je planning heilig is en absoluut niets die planning mag verstoren. Toegegeven, dan zul je wel je planning halen, maar gaat het mogelijk ten koste van andere belangrijke dingen. Een planning is er om vanaf te wijken, zeggen ze weleens. Doe dat dan ook gerust, maar wel bewust en weloverwogen.

Om meer greep te krijgen op je planning en prioriteiten zou je het volgende kunnen doen: hou eens een dag bij wat voor activiteiten je allemaal verricht en hoe lang zo’n activiteit duurt. Geef voor iedere activiteit aan hoe belangrijk het was dat je die activiteit op die dag verrichtte (op een schaal van 1 = hoog tot 10 = laag). Welke dingen had je willen doen die je niet gedaan hebt? En welke prioriteit hadden deze activiteiten? Tot slot: welke conclusies trek je uit dit overzicht? En wat heb je dan te doen?

Zodra je de juiste prioriteiten gaat stellen zal het je ook lukken om die mooie planning te halen, omdat je dan precies weet waar je je op richt. Zorg dus eerst dat je je bewust wordt van wat je doet en hoe het staat met de prioriteiten die je stelt. Je zult zien dat het je nu wel lukt om je aan je planning te houden en op tijd klaar te zijn. Dat geeft rust, vertrouwen en een tevreden opdrachtgever.